بودجه از تهیه تا کنترل

بودجه بندي برمبناي فعاليت با ABB

محمد نوبخت دانشجوي رشته حسابداري ورودي 86 دانشگاه آزاد بناب  

مقدمه

(Activity Based Budgeting ) ABB يك روش سيستماتيك جهت برنامه ريزي و بودجه‌بندي منابع يك سازمان است. ABB در واقع حسابداري فعاليت معكوس است زيرا ABB را مي توان در انتهاي حسابداري فعاليت شروع كرد. بدين ترتيب كه هزينه را براي هدف غايي تعريف نمود و فعاليت را براي مشخص كردن HEAD COUNT و بودجه هزينه و برنامه ريزي كرد

چرا اجراي ABB ضرورت دارد ؟

با تكيه بر آن مي توان به نتايج زير در سازمان دست يافت :

- مسئوليت و حسابرسي را به كاركنان مي‌سپارد تا فعاليتهاي خود را براي كسب اهداف عملكردشان مديريت كنند.

- حاصل آن پي بردن به علل تغييراتي است كه قابل رديابي هستند.

- باعث ايجاد يك ديدگاه فرآيندي مي گردد كه وابستگي هاي متقابل قسمتها به يكديگر را با وضوح بيشتري نشان مي دهد.

- توانايي كنترل را افزايش مي دهد.

- ميدان ديدي را فراهم مي آورد كه امكان مديريت توانايي هاي بيش از حد يا بي‌كفايتي را در سازمان ميسر مي سازد.

هدف ABB چيست ؟

هدف اين سيستم نشان دادن ارتباط بين منابعي است كه سازمان براي مصرف آنها جهت توليد محصولات برنامه ريزي مي كند. به كمك ABB بايد بر توليد محصولاتي كه موفقيت سازمان را موجب مي شوند تمركز يافت و سپس با مديريت منابع سازمان اعم از زمان، پول، نيروي انساني و غيره منابع بيشتر را به فعاليتهايي اختصاص داد كه موجبات آن را فراهم مي سازند.

ABB برخلاف بودجه بندي سنتي كه عوامل هزينه اي نظير جبران خدمت، ماموريت يا آموزش را توصيف مي كند، معرف بودجه اي است كه هزينه خدمات و محصولات يك سازمان را نشان مي‌دهد. ABB از هزينه يابي بر مبناي فعاليت يا ABB متمايز است. ABB قبل از اينكه سال مالي آغاز شود انجام مي‌گردد درحاليكه ABC تغييراتي است كه به سيستمهاي حسابداري اعمال مي‌شود تا هزينه ها طي سال رديابي شوند.

براي تهيه بودجه مي توان از ABB براي محاسبه نرخها يا قيمتهاي كليه محصولات و خدمات سازمان بر اساس هزينه استفاده نمود.

كاربردهاي ABB

ABB با اشاره به چالهشاي زير به ابزاري قوي براي رهبري سازمانها تبديل شده است :

- انتظارات مشتري را با منابع قابل دسترس سازمان تطبيق مي دهد.

- بجاي تاكيد بر يك  Benchmark (الگوبرداري) اختياري مثل بودجه سال گذشته، بر بودجه‌هايي تاكيد دارد كه بر اساس بازگشت به سرمايه گذاريها قرار دارد.

- كليه فعاليتهاي سازمان را با استراتژيهاي كسب و كار مشتري منطبق مي سازد.

- مانع از افتادن در دام دفاع از پروژه هاي مشتري مي گردد.

- از اينكه ايده هاي مشتري را مورد قضاوت قرار داده و اولويتهاي خود را براساس آنها تعيين كنيم جلوگيري مي كند و فعاليتهايي را كه سازمان بايد براي انجام آنها كوشش كند را مشخص مينمايد.

- سرمايه و وقت لازم براي سرمايه گذاريهاي بحراني در داخل سازمان را پيش بيني مي كند.

- نرخها و قيمتهايي را كه عادلانه، قابل دفاع و قابل مقايسه outsourcing هستند را تعيين مي‌كند.

امروزه بسياري از شركتها و سازمانهايي كه با روشهاي سنتي و تاكيد بر عناصر هزينه‌اي نمي‌توانند خواسته هاي خود را برآورده سازند به استفاده از ABB و تاكيد بر اهميت بودجه بندي ازطريق فعاليتها و مراحل آن روي آورده اند.

اصول ABB

بودجه بندي برمبناي فعاليت بر اصول زير استوار است :

- برقراري ارتباط بين استراتژي و فعاليت هاي سازمان

 Linking Strategy to Activities

- پيش بيني درآمد

            Forecasting Revenue

- مديريت ظرفيت

            Capacity Management

- تجزيه و تحليل هزينه هاي تفاضلي    

            Gap Analysis

ABM يا مديريت بر مبناي فعاليت

 (Activity Based Management) يا ABM يك روش سيستماتيك براي برنامه‌ريزي، كنترل و بهبود كار و هزينه هاي سربار است. مديريت بر مبناي فعاليت براساس اصل «هزينه‌هاي مصرفي فعاليتها» قرار دارد. سيستمهاي ABM برخلاف سيستمهاي سنتي هزينه كه بر كاركنان (Worker) متمركز هستند، بر كار يا WORK تكيه دارند. ركن اصلي ABM ، حسابداري فعاليت يا Activity Accounting  است. ABM تصميم گيري مديريت را تغيير مي‌دهد. با درك اينكه ABM چگونه از نوآوري در تكنيكهاي بهبود سودآوري نظير مهندسي مجدد فرآيند و مديريت ارتباط با مشتري حمايت مي كند مديران خواهند آموخت كه چگونه از آن بعنوان بهترين ابزار براي كمك به سودآوري بيشتر سازمان خود استفاده كنند. آمار نشان مي دهد كه 80 % شركتهايي كه تكنيكهاي مبتني بر فعاليت را بكار گرفته اند به موفقيت دست يافته اند. چرا ؟ زيرا فعاليت ها منابع (كاركنان، مواد و تجهيزات) را مصرف مي‌كنند و اين مصرف قابل اندازه گيري است. فعاليتها تحت تاثير رويدادهايي هستند كه قابل محاسبه هستند يا تصميماتي كه مي توانند مورد بازنگري قرار گيرند. فعاليتها محصولات و خدمات را توليد مي كنند كه قابل محاسبه و اندازه گيري هستند. فعاليتها مي توانند به روشهاي مختلفي انجام شود كه هزينه واحد را تغيير ميدهد. فعاليتها براي تشكيل فرآيند كار به يكديگر مرتبط هستند و داشتن درك صحيح از اينكه فعاليتها چه هستند، چه هزينه اي در بر دارند، چه چيزهايي محرك آنها هستند، منجر به توليد چه چيزي مي شوند، چگونه انجام مي‌شوند و چگونه به يكديگر مربوط هستند بسيار مفيد است. فعاليتهاي توليدي ساليان سال مورد مطالعه قرار گرفته و مصرف كار مستقيم و مواد در توليد محصولات اندازه‌گيري شده است. اما كار مستقيم، مواد و اجزاء بطور متوسط دو سوم كل هزينه ها را تشكيل ميدهند و يك سوم باقيمانده اندازه‌گيري نشده مربوط به فعاليتها و هزينه هاي سربار است. در صنايع خدماتي حسابهاي سربار اندازه گيري نشده گاه به دوسوم يا بيشتر كل هزينه ها مي رسد.

Activity Accounting يا حسابداري فعاليت چيست ؟

حسابداري فعاليت همانگونه كه از اسم آن برمي آيد سيستمي است كه فعاليتها، هزينه ها و ويژگيهاي فعاليتها و درآمدهاي هر واحد، هر مركز هزينه يا گروهي از كاركنان را در يك سازمان معين و گزارش مي كند.

ICMS (Imegiated Cost Management System) توصيه مي كند كه حسابداري فعاليت را در يك جدول تهيه و گزارش نمود. جدولي كه مثلاً ستونها نشانگر فعاليتها و سطرها نمايانگر هزينه ها باشند. اطلاعات حسابداري فعاليت بايد فراهم شود تا يك سازمان بتواند بهبود هزينه ABM، تخصيص هزينه ABC يا برنامه ريزي ABBرا انجام دهد. مشتريان ICMS از حسابداري فعاليت براي نشان دادن بسياري از نيازهاي سازمان به شرح زير استفاده كرده اند :

- هزينه يابي خدمات مشترك

- قيمت گذاري بر اساس منو

- بهبود و هزينه يابي فرآيند

- اندازهگيري عملكرد

- BENCHMARKING

- تجزيه و تحليل ارزش

اصول اوليه ABM  و ABC در يك پروژه تحقيقاتي سه ساله ( 1988- 1966) توسط 50 سازمان در سراسر دنيا تحت نظارت CAM_I كه يك شركت تحقيق و توسعه تعاوني بين‌المللي است، صورت گرفت. تام پريور TOM Pryor درحال حاضر رييس موسسه ICMS است در آن زمان رييس پروژه مذكور بود. ICMS درسال 1988 تاسيس شد تا نرم افزارهايي با كيفيت بالا، آموزش و كتب مربوط به ABM را به همه سازمانها درانواع و اندازه‌هاي مختلف ارائه نمايد.

اهداف ABM  كدامند ؟

- اندازه گيري هزينه منابعي كه در اجراي فعاليتهاي اصلي واحد يا سازمان مصرف مي‌شوند.

- تشخيص و حذف هزينه هايي كه مرتبط با فعاليتهاي غير ارزش زا هستند.

- تعيين كارايي واثر بخشي تمامي فعاليتهايي كه در واحد يا سازمان انجام مي شوند.

- تشخيص و ارزيابي فعاليتهاي جديدي كه مي‌تواند عملكرد آتي سازمان را بهبود بخشد.

هزينه هاي سربار مانند نقاط سياه در سيستمهاي اطلاعات مديريت سنتي هستند و ABM اين نقاط را روشني مي بخشد زيرا با ارقام مالي سر و كار دارد. قدرت واقعي ABMدر ارائه اطلاعات مفيد و درست در مورد كليه فعاليتهاي سازمان نهفته است. مديران براي اداره سازمان خود نيازمند اطلاعات درست براي درك ونشان دادن دو جريان كليدي به شرح زير هستند :

1- چگونه شركت مي تواند خود را در بازار بعنوان بهترين معرفي نمايد ؟ ( كه براي پاسخگويي به اين سوال اطلاعات دقيق در مورد سودآوري مشتري و محصول حياتي است)

2- چگونه شركت مي تواند ظرفيت داخلي خود را بهبود بخشد و در عين حال هزينه هاي واحدها را تقليل بخشد ؟ ( كه براي پاسخگويي به اين سوال نيازمند درك و تغيير روشها، سيستمها و فرآيندهايي است كه محصولات و خدمات را به مشتري ارائه مي كند)

بيشترسازمانها پيچيده هستند و ساختن يك مدل ABM نيازمند يك رويكرد يا ديدگاه ساختاري و اختصاص دادن يك تيم براي حصول نتايج طبق يك برنامه زمانبندي شده منطقي است. اما ساختن مدل فقط يك شروع است.

دلايل برتري ABM بر حسابداري سنتي

- بين فعاليتها و عواملي (اعم از داخلي و بيروني) كه محرك سطح فعاليتها به سوي بالا يا پايين است ارتباط برقرار مي كند.

- تقسيم بندي نادرست هزينه هاي مستقيم و هزينه هاي سربار را نابود مي كند.

- هزينه هايي را كه با وضعيت امروز سازمان سر و كار دارند را از هزينه هايي كه متضمن  آينده سازمان هستند جدا مي سازد.

- نزديك بيني در را با يك ديدگاه فرآيندي و دورنگرانه از سازمان جايگزين مي كند.

منابع و ماخذ :

1.      نشريه حسابداري مديريت شماره 131 تاليف دكتر رضا شباهنگ

2.      نشريه بررسيهاي حسابداري و حسابرسي شماره 26 و 27

3.      كتاب حسابداري مديريت تالي كاپلان – رابرت